Как начать работать в SharePoint: пошаговое руководство для новичков

SharePoint — это мощная платформа для управления документами, совместной работы и деловой продуктивности, которую используют тысячи компаний по всему миру. Но, как и любое новое приложение, SharePoint может оказаться сложным для начинающих.

В этой статье мы расскажем вам о том, как начать работать с SharePoint, и дадим вам полное пошаговое руководство по платформе. Мы поговорим о том, как создавать сайты, библиотеки документов, списки, задачи и многое другое и поможем вам разобраться в основных возможностях SharePoint.

Независимо от того, являетесь ли вы начинающим пользователем, только что начали работать с SharePoint, или же вы уже работаете с платформой, но желаете узнать о ней больше, наши советы и инструкции помогут вам стать более продуктивным пользователем и использовать весь потенциал SharePoint.

Полное руководство по SharePoint для новичков

Что такое SharePoint и зачем нужно учиться работать с этой платформой?

SharePoint – это платформа от Microsoft, позволяющая работать с документами, управлять командой проекта, обмениваться информацией и многое другое. Научившись работать с SharePoint, вы сможете значительно повысить эффективность работы в команде и упростить управление документами.

С чего начать?

Прежде всего, для работы с SharePoint вам необходимы права доступа от администратора. После получения доступа к платформе, вы сможете переходить к освоению его функционала.

На стартовой странице SharePoint вы увидите различные приложения и сайты, на которых вы работаете. Чтобы начать работу с каким-либо из приложений, вам нужно нажать на его значок и перейти на соответствующую страницу.

Основные функции и возможности SharePoint

• Работа с документами – вы сможете создавать, редактировать и управлять файлами, а также делиться ими с другими пользователями.
• Управление проектами – платформа позволяет создавать задачи, назначать их ответственных, следить за ходом выполнения и многое другое.
• Коллаборация – на SharePoint вы сможете создавать командные сайты для общения и обмена информацией между членами команды.
• Управление контентом – платформа позволяет создавать интранет и экстранет-сайты, упрощая управление информацией и ее распространение внутри организации.

Заключение

Приведенный нами обзор функционала SharePoint – это лишь малая часть возможностей этой платформы. Однако, начиная с описанных выше функций, вы сможете быстро освоить базовые навыки работы с SharePoint и перейти к изучению более сложных функций.

Что такое SharePoint?

SharePoint — это платформа для совместной работы, разработанная компанией Microsoft.

Она позволяет пользователям расширять свои возможности в области управления документами, коллаборации, поиска информации и т.д. SharePoint является инструментом для создания внутреннего веб-портала, на котором можно хранить и делиться документами, организовывать задачи, общаться с коллегами и т.д.

SharePoint интегрируется с другими продуктами Microsoft, такими как Outlook, Excel, Word, что позволяет работать с ними непосредственно в SharePoint.

Данная платформа доступна как для использования в качестве облачной услуги Office 365, так и для установки в предприятии в виде локального сервера.

Основные преимущества платформы SharePoint

SharePoint – это мощная платформа, которая имеет множество преимуществ перед другими системами управления контентом:

• Эффективное управление документами. SharePoint предоставляет удобный интерфейс для работы с документами, который позволяет поставить задачу, например, на изменение, проверку, создание и другие действия. Все документы хранятся в центральной системе, что делает возможным быстрое и легкое их поиска.
• Гибкость и расширяемость. Одним из главных преимуществ SharePoint является его возможность быть гибким и легко расширяемым с использованием специальных инструментов, таких как SharePoint Designer и Visual Studio. Это позволяет создавать индивидуальные решения на основе потребностей какого-либо бизнес-процесса.
• Совместная работа. SharePoint активно применяется как инструмент для совместной работы команд над одним проектом или документом. Специализированные функции платформы, такие как чат, блоги, обсуждения, позволяют пользователям быстро и эффективно обмениваться информацией.
• Безопасность. В SharePoint предусмотрены множественные механизмы защиты информации, такие как проверка на наличие вредоносных кодов, шифрование, контроль доступа к ресурсам уровнями и другие механизмы, соблюдающие существующие стандарты безопасности информации.
• Интеграция с различными приложениями. SharePoint находит применение в различных областях, например, бухгалтерии, управлении проектами, продажах, технической поддержке и многих других. Возможность интеграции с различными приложениями позволяет автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы.

Установка и настройка SharePoint

Шаг 1: Скачайте SharePoint

Первый шаг в установке и настройке SharePoint — скачать пакет установки. Вы можете загрузить SharePoint с официального сайта Microsoft или использовать установщик, предоставленный вашей компанией.

Когда пакет установки загружен, запустите его и следуйте инструкциям на экране для установки SharePoint на ваш компьютер или сервер.

Шаг 2: Настройте SharePoint

После успешной установки SharePoint, вам следует выполнить несколько настроек, чтобы система соответствовала вашим потребностям. В настройках вы можете указать параметры аутентификации, настройки поиска, создать сайт и добавить пользователей.

Чтобы настроить SharePoint, запустите центр администрирования SharePoint и выберите соответствующую опцию настроек в меню.

Шаг 3: Добавьте пользователей и создайте сайты

Когда SharePoint настроен, вы можете добавлять пользователей и создавать сайты. Пользуйтесь возможностями SharePoint для совместной работы с коллегами и управления проектами.

Чтобы добавить пользователей, перейдите в центр администрирования SharePoint и выберите опцию «Пользователи». Затем выберите нужный уровень доступа и добавьте пользователя.

Чтобы создать сайт, перейдите в меню «Сайты» в центре администрирования SharePoint. Выберите «Создать сайт» и следуйте инструкциям на экране.

Работа с документами и файлами

Добавление документов в библиотеку документов

Для того, чтобы добавить документы в библиотеку документов на SharePoint, нужно перейти на нужную страницу и выбрать дополнительные команды > Добавить документ. Затем выберите нужный документ на вашем компьютере и добавьте его в библиотеку.

Редактирование документов

Если вы хотите отредактировать документ, который уже находится в библиотеке документов на SharePoint, просто выберите нужный документ и нажмите кнопку редактировать. Если у вас есть права на редактирование документа, он открыт для редактирования в приложении, связанном с этим типом документов. После внесения изменений сохраните документ.

Управление версиями документов

Когда вы внесете изменения в документ, SharePoint автоматически создает новую версию документа. Вы можете просматривать и управлять версиями документов, перейдя в меню элемента на странице документов. Вы можете просматривать и отменять любые изменения, хранить множество версий документа и узнать, кто внес изменения.

Организация файлов и папок

Вы можете создавать папки в библиотеке документов, чтобы организовать файлы по категориям или подразделениям. Чтобы создать новую папку, выберите команду «Новый элемент», а затем «Папка». Вы можете назначить разрешения на папки для определенных пользователей или групп пользователей, чтобы ограничить доступ к конкретным данным.

Советы по использованию SharePoint в работе команды

1. Организуйте свой сайт правильно

Создайте удобную структуру сайта, учитывая потребности вашей команды. Используйте разделы и подразделы, чтобы разбить информацию на логические категории. Для удобства перемещения по сайту добавьте ссылки на связанные разделы.

2. Не забывайте об обновлениях

Регулярно обновляйте сайт, добавляйте новые материалы и информацию. Это поможет сохранить актуальность информации и предоставить команде свежий список задач. Используйте функцию анонсирования обновлений, чтобы быстро сообщить всей команде о изменениях.

3. Устанавливайте права доступа

Настройте права доступа для каждого пользователя вашего сайта. Это поможет убедиться, что конфиденциальная информация не попадет в неправильные руки. Также можно ограничить доступ к определенным документам и страницам для чтения или редактирования.

4. Используйте планировщик задач

С помощью планировщика задач можно создавать задачи с сроками выполнения и назначать их другим пользователям. Это поможет команде понимать, какие проекты и задачи ждут выполнения. Планировщик задач также поможет отследить прогресс в работе над проектом.

5. Коллаборируйте на документах

SharePoint позволяет команде работать над документами всеми вместе. Это позволяет не только быстро редактировать и общаться по поводу изменений, но и собирать комментарии и предложения в одном месте. Это удобно и экономит время для вашей команды.

Вопрос-ответ

Как начать использовать SharePoint?

Для начала использования SharePoint необходимо создать учетную запись в Microsoft 365, настроить SharePoint и создать список или библиотеку, в которой вы будете работать.

Доступны ли возможности совместной работы в SharePoint?

Да, в SharePoint доступны многочисленные возможности совместной работы, такие как: редактирование документов несколькими пользователями одновременно, комментирование, обмен файлами, установка уведомлений и многое другое.

Как создать новый список в SharePoint?

Для создания нового списка в SharePoint нужно зайти в меню «Сайты», выбрать список «Создание», затем «Создание сайта», выбрать тип сайта и шаблон для нового списка, заполнить необходимые поля и нажать «Создать».

Могу ли я настроить доступ к SharePoint для определенного количества пользователей?

Да, в SharePoint доступна настройка доступа к спискам и библиотекам для определенных пользователей или групп пользователей. Чтобы это сделать, нужно зайти в форму настройки доступа и добавить нужных пользователей или группы в список разрешенных для запрашиваемых данных.

Доступны ли настройки безопасности в SharePoint?

Да, в SharePoint доступны многочисленные настройки безопасности, такие как ограничение доступа к определенным документам, установка правил доступа для конкретных пользователей, настройка шифрования данных, установка разрешений на изменение и т.д.